O Sistema Eletrônico de Informação (SEI) facilita a gestão de documentos e processos administrativos de forma digital, incluindo a assinatura por usuários externos. Este guia completo irá te mostrar, passo a passo, como disponibilizar um documento para assinatura externa no SEI, garantindo um processo seguro e eficiente.
Pré-requisitos:- Acesso ao SEI: Para iniciar, você precisa ter acesso ao SEI com permissões para disponibilizar documentos para assinatura externa.
- Cadastro do Usuário Externo: O usuário que assinará o documento precisa estar cadastrado no SEI como usuário externo.
- Certificado Digital: Tanto o usuário interno quanto o externo precisam ter certificados digitais válidos para assinar o documento eletronicamente.
Passo a Passo:
- Acessar o Documento: Acesse o processo que contém o documento que você deseja disponibilizar para assinatura externa.
- Selecionar o Documento: Localize o documento na lista de anexos do processo e clique nele para abri-lo.
- Iniciar a Disponibilização: Clique no botão "Disponibilizar para Assinatura Externa".
- Informar Dados do Usuário Externo: Selecione o usuário externo que deverá assinar o documento na lista de destinatários. Se o usuário não estiver na lista, você precisará adicioná-lo informando o e-mail e nome completo.
- Definir Permissões: Marque as opções que definem as permissões do usuário externo, como:
- Visualização Integral do Processo: Permite que o usuário visualize todo o processo, não apenas o documento a ser assinado.
- Editar o Documento: Permite que o usuário externo edite o conteúdo do documento antes de assiná-lo.
- Adicionar Observações (Opcional): Insira qualquer observação relevante que você queira comunicar ao usuário externo.
- Enviar: Clique no botão "Enviar" para finalizar a disponibilização do documento.
O que Acontece Depois:
- Notificação por Email: O usuário externo receberá um email de notificação informando que um documento foi disponibilizado para sua assinatura no SEI.
- Assinatura pelo Usuário Externo: O usuário externo acessa o SEI, localiza o documento e o assina eletronicamente utilizando seu certificado digital.
- Retorno ao Usuário Interno: Após a assinatura, o documento retorna automaticamente para o processo no SEI, disponível para consulta e acompanhamento pelo usuário interno.
Dicas Importantes:
- Verifique o Cadastro do Usuário Externo: Certifique-se de que o usuário externo esteja corretamente cadastrado no SEI antes de iniciar a disponibilização do documento.
- Comunique ao Usuário Externo: Informe o usuário externo sobre a disponibilização do documento e as instruções para assiná-lo eletronicamente.
- Acompanhe o Status da Assinatura: Monitore o status da assinatura no SEI para garantir que o processo seja concluído sem problemas.
- Em Caso de Dúvidas: Consulte o manual do usuário do SEI ou entre em contato com o suporte técnico da sua organização para obter mais informações.
Recursos Adicionais:
- Manual do Usuário do SEI: [URL inválido removido]
- Suporte Técnico do SEI: Consulte o portal da sua organização ou entre em contato com o administrador do SEI.
Conclusão:
Ao seguir este guia passo a passo, você estará apto a disponibilizar documentos para assinatura externa no SEI de forma rápida, segura e eficiente, otimizando o fluxo de trabalho e a comunicação com usuários externos.
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