Como transformei um projeto desafiador em minha maior vitória na organização de eventos

Tava eu sentadinho lá, encarando meu notebook às três da manhã, com os olhos queimando e a cabeça a mil. Sabe aquele momento que tudo parece dar errado e você questiona suas escolhas profissionais? Então, era exatamente isso.

A inauguração de um centro de convenções que eu coordenava tava marcada pra dali duas semanas e, caracas! que bagunça cara. O fornecedor de equipamentos audiovisuais tinha acabado de me avisar que não conseguiria entregar no prazo.

Putz grilo, isso significava replanejar toda a programação de apresentações e palestras. Eu juro que tentei evitar, mas já comecei errado quando aceitei trabalhar com esse fornecedor sem verificar direito suas referências.

O pesadelo de todo organizador de eventos

Rapaz do céu, olha isso... um projeto de seis meses, mais de 200 convidados confirmados, palestrantes internacionais e patrocinadores investindo alto. E lá estava eu, pendurado numa ligação desesperada com meu amigo Josué, que conhecia todo mundo do ramo em São Paulo.

"Mano, na moral... tô numa sinuca de bilhar. Se eu não resolver esse pepino do audiovisual até amanhã, o evento vai pro buraco", desabafei enquanto vasculhava minha agenda de contatos.

A vida tem dessas coisas, né? A gente planeja, organiza, cria planilhas mirabolantes, e do nada o universo joga uma casca de banana no meio do caminho.

A virada inesperada

Não sei explicar, só sentir. Quando tava quase jogando a toalha, a Sheila da faculdade, que eu não falava fazia anos, me mandou mensagem. Do nada me veio isso na cabeça: "E se eu pedir ajuda pra ela?"

Tô rindo de nervoso, mas foi assim mesmo. Liguei pra Sheila às 3:40 da manhã (sim, eu sou um cara assim) e descobri que ela trabalhava justamente com locação de equipamentos para eventos.

"Ce tá brincando comigo, né?", falei quando ela disse que podia resolver meu problema em uma semana. É de cair o queixo mesmo como as conexões da vida funcionam quando a gente menos espera.

A montanha-russa da organização de eventos

Sai dessa cara, muita gente acha que organizar eventos é só escolher um buffet maneiro e mandar convites. Tô tentando entender até agora como essa ideia se espalhou. Isso é coisa de outro mundo!

Na real, a carreira de organizador de eventos exige:

• Jogo de cintura pra lidar com crises de última hora
• Memória de elefante pra não esquecer nenhum detalhe
• Habilidade ninja de negociação
• Estômago forte pra aguentar a pressão
• Rede de contatos que salva vidas

Eu fico até sem palavras quando lembro tudo que aconteceu naquelas duas semanas antes da inauguração. Com a ajuda da Sheila, conseguimos os equipamentos, mas aí surgiu outro problema: a equipe técnica não tinha experiência com aquele modelo específico.

Segredo pra não surtar na crise

Será possível? Tava quase achando que tinha alguém com urucubaca contra mim. Foi aí que tudo fez sentido - eu tava tentando controlar cada mínimo detalhe sozinho.

Melhor que isso não dá mesmo: delegação. Confesso que até gostei quando finalmente entendi que precisava confiar na minha equipe. A Laura, minha esposa, sempre falava isso, e hoje não posso negar que ela tinha razão.

Chamei minha equipe, expliquei a situação sem filtros e perguntei: "Quem aqui topa um desafio absurdo de aprender a mexer num equipamento novo em três dias?"

Doideira pra caramba, mas funcionou! O Zeno (não, não é meu cachorro, é meu assistente técnico) levantou a mão na hora e disse que manjava de tecnologia. Ele passou três dias virado aprendendo tudo sobre aqueles equipamentos e treinou o restante da equipe.

A grande noite finalmente chegou

Tive que parar e respirar fundo quando o dia da inauguração chegou. Parece piada, mas é verdade: depois de tanto sufoco, tudo fluiu perfeitamente. Os convidados nem imaginavam o caos dos bastidores.

O centro de convenções tava impecável, o audiovisual funcionou sem um único problema, e até ganhamos um prêmio surpresa de "Melhor Evento Corporativo do Trimestre" de uma revista especializada.

Quando vi, já era. O projeto que achei que ia afundar minha carreira acabou virando meu maior case de sucesso. Isso tem nome: resiliência.

O que aprendi na prática (e você também pode usar)

Se tem uma coisa que esse projeto me ensinou, foi que na carreira de organização de eventos, os obstáculos são inevitáveis. Não sei se rio ou se choro com isso cara, mas é justamente na superação dessas dificuldades que crescemos profissionalmente.

Algumas lições que carrego comigo:

1. Tenha sempre um plano B, C, D... até Z se necessário
2. Cultive seus contatos - nunca se sabe quando uma Sheila da faculdade vai salvar seu pescoço
3. Confie na sua equipe - delegar não é fraqueza, é inteligência
4. Mantenha a calma nas crises - pânico só piora tudo
5. Documente tudo que deu certo e errado - essa experiência vira ouro no próximo evento

Eu sou um cara paciente, mas aprendi que na organização de eventos, paciência tem que andar junto com agilidade e criatividade na solução de problemas.

Transforme desafios em oportunidades na sua carreira

Maluquice demais pra ser coincidência: depois desse evento, minha cartelinha de clientes triplicou. O projeto que quase me fez desistir da carreira acabou sendo meu maior trampolim profissional.

Posso tá falando besteira, mas acredito que é justamente nos momentos de crise que descobrimos do que somos capazes na carreira de organização de eventos. Aquele fornecedor que furou? Nunca mais trabalhei com ele, mas agradeço pela lição.

Aposto tudo que você também já passou por perrengues parecidos ou ainda vai passar. Tá louco meu, isso é parte do processo! O importante é não desistir e transformar cada obstáculo em aprendizado.

E você, já enfrentou algum projeto que parecia impossível na sua carreira de eventos? Como conseguiu dar a volta por cima? Me conta nos comentários - adoro trocar experiências com outros guerreiros da organização de eventos!